Ratgeber für Firmen aus dem Ausland

Mit einer ausländischen Firma in Deutschland arbeiten: Was Sie vor dem ersten Auftrag klären müssen

Sie haben eine Firma in Polen, Lettland, Litauen, der Ukraine oder Belarus und wollen Aufträge in Deutschland annehmen – zum Beispiel im Trockenbau oder in der Möbel- und Küchenmontage? Dann gelten vom ersten Tag an deutsche Regeln: Mindestlohn, Anmeldung beim Zoll, Nachweise zur Sozialversicherung und Steuern. Hier finden Sie die Pflichten in der Reihenfolge, in der Sie sie erledigen.

  • Mindestlohn: 13,90 € je Stunde, ab 1. Januar 2027 14,60 € – auch für entsandte Mitarbeiter
  • Bau: Anmeldung beim Zoll vor Beginn jedes Auftrags
  • Sozialversicherung: aus der EU mit A1 bis zu 24 Monate im Heimatland
  • Steuern: ein festes Finanzamt je Herkunftsland, im Bau oft Reverse-Charge und Bauabzugsteuer
Zur Checkliste Haftung absichern

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Zuerst klären

Entsendung oder eigene Niederlassung in Deutschland?

Wege für ausländische Firmen nach Deutschland
Weg Was das bedeutet Krankenversicherung der Mitarbeiter
Entsendung aus der EU (Polen, Lettland, Litauen) ● Firma bleibt im Heimatland, Aufträge in Deutschland befristet Heimatland mit A1 und Europäischer Krankenversicherungskarte
Entsendung aus der Ukraine oder Belarus ▲ kein Sozialversicherungsabkommen in Kraft, Aufenthalt und Arbeitserlaubnis sind die erste Hürde private Krankenversicherung für die ganze Zeit in Deutschland
Niederlassung oder Tochterfirma in Deutschland ■ deutscher Betrieb mit allen Pflichten eines deutschen Arbeitgebers gesetzliche Krankenkasse in Deutschland

Wie Ihre Mitarbeiter in jedem Fall krankenversichert sind, steht ausführlich auf Krankenversicherung für ausländische Mitarbeiter.

Schritt 1

Mindestlohn zahlen und Mitarbeiter beim Zoll anmelden

Mindestlohn
Jeder Arbeitgeber mit Sitz im In- oder Ausland zahlt seinen Beschäftigten in Deutschland mindestens den Mindestlohn ( § 20 MiLoG): 13,90 € brutto je Stunde, ab 1. Januar 2027 14,60 € ( Mindestlohnanpassungsverordnung). Er ist spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
Anmeldung beim Zoll
Im Baugewerbe und den anderen Branchen nach § 2a SchwarzArbG melden Firmen mit Sitz im Ausland ihre Leute vor Beginn jedes Auftrags schriftlich auf Deutsch beim Zoll an ( § 16 MiLoG, § 18 AEntG). Das geht nur online über das Meldeportal Mindestlohn ( Zoll).
Was in die Meldung gehört
Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit der Mitarbeiter, Beginn und voraussichtliche Dauer, Baustelle, Ort der Unterlagen in Deutschland, ein Zustellungsbevollmächtigter in Deutschland, Branche und Auftraggeber. Änderungen melden Sie sofort nach.
Arbeitszeit und Unterlagen
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag danach aufschreiben und zwei Jahre aufbewahren. Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise und Lohnabrechnungen liegen in Deutschland auf Deutsch bereit, auf Verlangen auch auf der Baustelle ( § 17 MiLoG).
Länger als 12 Monate
Nach 12 Monaten Entsendung gelten fast alle deutschen Arbeitsbedingungen. Mit einer begründeten Mitteilung an den Zoll verlängert sich die Frist auf 18 Monate ( § 13b AEntG).
Schritt 2

Sozialversicherung: A1, Unfallversicherung und SOKA-BAU

  • A1-Bescheinigung: beantragen Sie vor der Abreise im Heimatland (Polen: ZUS, Lettland: VSAA, Litauen: Sodra). Sie gilt höchstens 24 Monate. Der Mitarbeiter muss vorher im Heimatland versichert sein und trägt das A1 bei sich ( Ihr Europa).
  • Krankenversicherung: mit A1 bleibt die Heimatversicherung zuständig, in Deutschland nutzen Ihre Leute die Europäische Krankenversicherungskarte. Rücktransport zahlt sie nicht. Details: Krankenversicherung für ausländische Mitarbeiter.
  • Unfallversicherung: mit A1 ebenfalls im Heimatland. Ohne A1 sind die Mitarbeiter bei der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung anzumelden, im Bau bei der BG BAU ( BG BAU).
  • SOKA-BAU: Entsenden Sie gewerbliche Arbeitnehmer auf deutsche Baustellen, die überwiegend Bauarbeiten machen, nehmen Sie am Urlaubskassenverfahren teil und melden sich vorher an ( SOKA-BAU). Trocken- und Montagebauarbeiten stehen ausdrücklich im Tarifvertrag. Reine Möbel- und Küchenmontage fällt in der Regel nicht darunter; im Zweifel entscheidet SOKA-BAU.
Schritt 3

Handwerkskammer und Gewerbeamt: Was Sie anzeigen müssen

Trockenbau
Trockenbau ist kein zulassungspflichtiges Handwerk – keine Meisterpflicht, keine Eintragung in die Handwerksrolle ( Merkblatt DHKT). Anders bei Stuckateur-, Fliesen-, Estrich- oder Malerarbeiten: Diese Gewerke stehen in Anlage A der Handwerksordnung ( Anlage A HwO).
Möbel- und Küchenmontage
Möbel nach Aufbauanleitung aufbauen und Einbauküchen aufstellen ist nichthandwerklich. Müssen Sie Möbel umfangreich anpassen, ist das Tischlerhandwerk. Elektro-, Gas- und Wasseranschlüsse sind zulassungspflichtig ( Merkblatt DHKT).
Anzeige bei der Handwerkskammer
Firmen aus der EU, die vorübergehend in einem zulassungspflichtigen Handwerk arbeiten, zeigen das vorher bei der Handwerkskammer an und wiederholen die Anzeige alle 12 Monate ( Service Berlin).
Gewerbeanzeige
Wer von einer Niederlassung in der EU aus nur vorübergehend in Deutschland arbeitet, braucht keine Gewerbeanmeldung ( § 4 GewO). Bei einer Niederlassung in Deutschland oder einer Firma aus einem Drittstaat fragen Sie das örtliche Gewerbeamt.
Schritt 4

Steuern: zuständiges Finanzamt, Reverse-Charge und Bauabzugsteuer

Zuständiges Finanzamt für Unternehmer aus dem Ausland (Umsatzsteuer)
Sitz der Firma Zuständiges Finanzamt
Polen nach Anfangsbuchstabe des Firmennamens: A–G Hameln-Holzminden, H–Ł Oranienburg, M–R Cottbus, S–Ż Nördlingen
Lettland Bremen
Litauen Mühlhausen
Ukraine Magdeburg
Belarus Magdeburg

Quelle: § 1 UStZustV. Dasselbe Finanzamt ist auch für die Freistellungsbescheinigung und die Lohnsteuer zuständig.

  • Reverse-Charge: Arbeiten Sie für eine Firma oder juristische Person in Deutschland, schuldet in der Regel der Kunde die Umsatzsteuer; Sie stellen netto mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers in Rechnung ( § 13b UStG). Bei Privatkunden, zum Beispiel einer Küchenmontage im Privathaushalt, führen Sie die Umsatzsteuer selbst ab und müssen sich dafür registrieren.
  • Bauabzugsteuer: Unternehmerische Auftraggeber behalten bei Bauleistungen 15 % jeder Zahlung ein und zahlen sie ans Finanzamt ( § 48 EStG) – außer Sie legen eine gültige Freistellungsbescheinigung vor.
  • Freistellungsbescheinigung: beantragen Sie beim zuständigen Finanzamt aus der Tabelle. Firmen aus dem Ausland brauchen dafür einen Empfangsbevollmächtigten in Deutschland und eine Bescheinigung ihrer Steuerbehörde, dass sie dort ansässig sind ( § 48b EStG).
  • Lohnsteuer und Betriebsstätte: Ob Ihre Mitarbeiter in Deutschland Lohnsteuer zahlen und ob eine lange Baustelle eine Betriebsstätte begründet, regelt das Doppelbesteuerungsabkommen mit Ihrem Land. Lassen Sie das vor großen Aufträgen von einem Steuerberater prüfen.
Firmen und Mitarbeiter aus Drittstaaten

Ukraine und Belarus: Aufenthalt und Arbeitserlaubnis zuerst

  • Über eine EU-Firma (Vander-Elst): Ukrainer und Belarussen, die ordnungsgemäß bei einer Firma in Polen, Lettland oder Litauen angestellt sind, dürfen vorübergehend nach Deutschland entsandt werden. Sie brauchen ein Visum, aber keine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ( § 21 BeschV).
  • Direkt von einer Firma aus der Ukraine oder Belarus: Für Werkverträge gibt es nur Abkommen mit der Türkei, Serbien, Bosnien-Herzegowina und Nordmazedonien ( § 29 BeschV). Einen Kontingentweg für ukrainische oder belarussische Firmen gibt es damit nicht. Klären Sie den Aufenthaltstitel vor jedem Auftrag mit der deutschen Botschaft.
  • Ukrainer mit Schutzstatus in Deutschland: Mit der Aufenthaltserlaubnis nach § 24 dürfen sie arbeiten. Sie gilt nach deutschem Recht derzeit bis 4. März 2027 fort ( UkraineAufenthFGV). Angestellt bei einer Firma in Deutschland sind sie gesetzlich krankenversichert.
  • Belarus und Sanktionen: Gegen Belarus gelten EU-Sanktionen, unter anderem für bestimmte Dienstleistungen und den Güterverkehr. Prüfen Sie vor einem Auftrag beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) oder beim Zoll, ob Ihr Fall betroffen ist.

Mehr zur Krankenversicherung: Mitarbeiter aus der Ukraine und Mitarbeiter aus Belarus.

Aus Sicht Ihrer Auftraggeber

Warum Generalunternehmer so viele Nachweise verlangen

Ihr deutscher Auftraggeber haftet für Ihre Pflichten mit: für den Mindestlohn Ihrer Mitarbeiter und die SOKA-BAU-Beiträge wie ein Bürge ( § 14 AEntG, § 13 MiLoG), im Bau ab 275.000 € Gesamtwert des Bauwerks auch für Sozialversicherungsbeiträge, sogar an ausländische Träger ( § 28e SGB IV). Deshalb verlangen Generalunternehmer Nachweise, bevor Sie anfangen dürfen ( Zoll).

  • A1-Bescheinigungen aller Mitarbeiter
  • Bestätigung der Zoll-Meldung aus dem Meldeportal Mindestlohn
  • Erklärung zum Mindestlohn und Lohnnachweise auf Verlangen
  • Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, sonst behält der Kunde 15 % ein
  • SOKA-BAU-Nachweis bei Bauarbeiten
  • Deckungsbestätigung der Betriebshaftpflicht, die Arbeiten in Deutschland einschließt
  • Präqualifikation oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen – damit entfällt die Haftung des Auftraggebers für Sozialversicherungsbeiträge
Betriebliche Versicherungen

Welche Versicherungen Ihre Firma in Deutschland braucht

Eine Betriebshaftpflicht ist nicht für alle Gewerke Pflicht, aber ohne Nachweis bekommen Sie bei vielen Generalunternehmern keinen Auftrag. Prüfen Sie bei einem Vertrag aus dem Heimatland schriftlich, ob er Arbeiten in Deutschland einschließt und ob die Deckungssumme reicht.

Betriebshaftpflicht

Zahlt, wenn Ihre Leute beim Kunden etwas beschädigen oder jemand verletzt wird. Prüfen Sie bei einer Firma aus dem Ausland, ob der Vertrag Arbeiten in Deutschland einschließt. Auftraggeber verlangen oft eine Deckungsbestätigung. Mehr: Betriebshaftpflicht für Handwerker.

Haftung als Auftraggeber

Wer im Bau einen Nachunternehmer beauftragt, haftet ab 275.000 € Gesamtwert des Bauwerks für dessen Sozialversicherungsbeiträge wie ein Bürge – auch für Beiträge an ausländische Träger ( § 28e Abs. 3a SGB IV). Für den Mindestlohn der Beschäftigten eines Nachunternehmers haften Auftraggeber ebenfalls ( § 13 MiLoG).

Unfallversicherung

Angestellte in Deutschland sind über die Berufsgenossenschaft gesetzlich unfallversichert, auch bei kurzfristiger Beschäftigung ( TK). Entsandte bleiben mit A1 im Heimatsystem. Eine private Unfallversicherung ergänzt das für die Freizeit.

Werkzeug, Maschinen, Fahrzeuge

Werkzeug und Material sichern Sie über eine Inhaltsversicherung oder Elektronikversicherung ab, Transporter über die Kfz-Versicherung für Gewerbe.

Streit mit Auftraggebern

Bei offenen Rechnungen oder Streit um Mängel hilft ein Gewerberechtsschutz. Ob Vertragsstreitigkeiten mitversichert sind, steht in den Bedingungen.

Betriebshaftpflicht vergleichen
Vor dem ersten Arbeitstag

Checkliste für ausländische Firmen

  • Weg festlegen: Entsendung aus dem Heimatland oder Niederlassung in Deutschland?
  • Aufenthalt prüfen: Bei Mitarbeitern ohne EU-Pass Visum oder Aufenthaltstitel kopieren.
  • A1 beantragen und Krankenversicherung jedes Mitarbeiters nachweisen.
  • Zoll-Meldung im Meldeportal Mindestlohn vor Beginn des Auftrags, Zustellungsbevollmächtigten benennen.
  • SOKA-BAU anmelden, wenn Ihre Leute überwiegend Bauarbeiten machen.
  • Handwerkskammer: Anzeige nur bei zulassungspflichtigen Gewerken, zum Beispiel Fliesen, Estrich, Elektro.
  • Finanzamt: beim zuständigen Finanzamt registrieren und Freistellungsbescheinigung beantragen.
  • Arbeitszeit aufschreiben und Unterlagen auf Deutsch in Deutschland bereithalten.
  • Unterweisung: Mitarbeiter in einer Sprache unterweisen, die sie verstehen ( § 12 BetrSichV).
  • Betriebshaftpflicht mit Geltung in Deutschland nachweisen.

Po polsku: najważniejsze w skrócie

  • Przed każdym zleceniem w budownictwie zgłoś pracowników w urzędzie celnym przez Meldeportal Mindestlohn.
  • Płaca minimalna w Niemczech: 13,90 € brutto za godzinę, od 1 stycznia 2027 r. 14,60 €.
  • Zaświadczenie A1 z ZUS przed wyjazdem; prace budowlane zgłoś w SOKA-BAU.
  • Właściwy urząd skarbowy zależy od pierwszej litery nazwy firmy.

Українською: коротко про головне

  • Перед кожним замовленням у будівництві зареєструйте працівників у митниці через Meldeportal Mindestlohn.
  • Мінімальна оплата праці в Німеччині: 13,90 € брутто за годину, з 1 січня 2027 року 14,60 €.
  • Для роботи в Німеччині потрібні віза або дозвіл на проживання; для фірм з України немає квот на договори підряду.
  • Для податків фірм з України відповідає фінансове управління Магдебурга.

По-русски: коротко о главном

  • Перед каждым заказом в строительстве зарегистрируйте работников в таможне через Meldeportal Mindestlohn.
  • Минимальная оплата труда в Германии: 13,90 € брутто в час, с 1 января 2027 года 14,60 €.
  • Для фирм из Беларуси нет соглашения о социальном страховании; при направлении из Беларуси работникам нужна частная медицинская страховка.
  • Против Беларуси действуют санкции ЕС – проверьте свой случай заранее в BAFA или таможне.
Kostenlose Auskunft

Wo Sie verbindliche Auskunft bekommen

  • Zoll, Zentrale Auskunft:+49 228 303-26030, auf Englisch +49 228 303-26040 ( Zoll).
  • Ihr Europa: Überblick der EU zur Entsendung in allen EU-Sprachen ( Ihr Europa).
  • SOKA-BAU für Arbeitgeber mit Sitz im Ausland ( SOKA-BAU international).
  • Handwerkskammer am Ort der Baustelle zu Gewerk und Anzeige.
  • Für Ihre Mitarbeiter: Faire Mobilität berät Beschäftigte in ihrer Sprache.

Quellen

Stand der Recherche: 2. November 2026. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich entscheiden die Krankenkasse (Einzugsstelle), die Deutsche Rentenversicherung bzw. die zuständige Stelle im Heimatland.

Länder und Branchen im Überblick

Ausländische Mitarbeiter versichern Leitfaden für Arbeitgeber: die vier Fälle Mitarbeiter aus Polen A1, EKUZ und Anmeldung beim Zoll Mitarbeiter aus der Ukraine Schutzstatus, Entsendung und Privatversicherung Mitarbeiter aus Belarus Ohne Abkommen: worauf Sie achten müssen Mitarbeiter aus Lettland A1 von VSAA, EVAK und S1 vom NVD Mitarbeiter aus Litauen A1 von Sodra, EHIC und S1 Trockenbau SOKA-BAU, Sofortmeldung und Haftung Möbelbau und Montage Berufsgenossenschaft, Haftung und Transport Gewerbeversicherungen Was Ihr Betrieb braucht
FAQ

Häufige Fragen ausländischer Firmen

Muss eine polnische Firma ihre Mitarbeiter in Deutschland anmelden?

Im Baugewerbe ja: vor Beginn jedes Auftrags online beim Zoll über das Meldeportal Mindestlohn. Die Sozialversicherung bleibt mit A1 in Polen.

Gilt der deutsche Mindestlohn auch für entsandte Mitarbeiter?

Ja. Jeder Arbeitgeber, auch mit Sitz im Ausland, zahlt für die Arbeit in Deutschland mindestens 13,90 € brutto je Stunde, ab 1. Januar 2027 14,60 €.

Brauche ich für Trockenbau einen Meister?

Nein. Trockenbau ist kein zulassungspflichtiges Handwerk. Für Fliesen-, Estrich-, Stuck- oder Malerarbeiten gilt das nicht – das sind Gewerke aus Anlage A der Handwerksordnung.

Was ist die Bauabzugsteuer?

Unternehmerische Auftraggeber behalten 15 % jeder Zahlung für Bauleistungen ein und zahlen sie ans Finanzamt. Mit einer Freistellungsbescheinigung des zuständigen Finanzamts entfällt der Abzug.

Welches Finanzamt ist für meine Firma zuständig?

Das hängt vom Land ab: Lettland Bremen, Litauen Mühlhausen, Ukraine und Belarus Magdeburg. Für Polen entscheidet der Anfangsbuchstabe des Firmennamens: Hameln-Holzminden, Oranienburg, Cottbus oder Nördlingen.

Muss ich am SOKA-BAU-Verfahren teilnehmen?

Ja, wenn Sie gewerbliche Arbeitnehmer auf deutsche Baustellen entsenden und diese überwiegend Bauarbeiten machen, auch Trocken- und Montagebau. Reine Möbelmontage fällt in der Regel nicht darunter.

Kann eine ukrainische Firma Mitarbeiter direkt nach Deutschland schicken?

Nur mit passendem Visum oder Aufenthaltstitel für jeden Mitarbeiter, und Werkvertragskontingente gibt es für die Ukraine nicht. Einfacher ist oft der Weg über eine Firma in der EU (Vander-Elst) oder die Anstellung bei einer Firma in Deutschland.

Braucht meine Firma eine deutsche Betriebshaftpflicht?

Gesetzlich nicht für alle Gewerke, aber Auftraggeber verlangen fast immer einen Nachweis. Wichtig ist, dass der Vertrag Arbeiten in Deutschland einschließt.

Vor dem ersten Auftrag: Haftung absichern

Meldungen erledigt, Mitarbeiter versichert? Dann prüfen Sie Ihre Betriebshaftpflicht – ohne Nachweis starten viele Aufträge nicht.

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